La mia prima volta come coordinatrice di viaggi di gruppo

Molti di voi mi contattano in riferimento al mio lavoro di tour leader. Avete ragione! Nonostante le sue complessità è una professione davvero figa! Si gira il mondo, si conosce un sacco di gente, si scoprono differenti culture e, soprattutto, ci si diverte tantissimo! Di cosa fa e cosa non fa un coordinatore di viaggio ve ne avevo già parlato, ma viste le vostre numerose richieste ho deciso di approfondire l’argomento. Sono qui, infatti, per raccontarvi la mia prima esperienza come coordinatrice di viaggi di gruppo. Vi parlerò di tutti i timori, delle varie difficoltà e delle molteplici soddisfazioni che questa avventura mi ha regalato. Siete pronti?

La mia prima esperienza come coordinatrice di viaggi di gruppo: la meta

La meta, o meglio, i paesi che ho avuto il piacere di visitare durante la mia prima esperienza come coordinatrice di viaggi di gruppo non li ho scelti io. Nel mio caso è stato il Tour Operator ad affidarmi quello specifico itinerario. Era una prova, chiaramente! Infatti, anche per quanto riguarda i tour leader, ci sono una serie di scogli da superare prima di essere assunti in agenzia. Bisogna dimostrare alcune capacità delle quali vi parlerò prossimamente. Ad ogni modo, il mio primo viaggio di gruppo è stato in Israele e Giordania. Sì, sono partita col botto, come si suol dire! Non vi nego che la sola idea di andare in posti così complessi come quelli di Israele mi trasmetteva un bel po’ di tensione.

Diciamo che ero convinta che come prima avventura on the road sarei finita in un tour classico e senza troppe pretese. Invece no! Una bella prova di forza, spirito e organizzazione di 5 giorni (indimenticabile, eh) con ritmi serratissimi, 2 nazioni diverse (3 se vogliamo considerare anche la gita a Betlemme in Palestina) e 16 persone al seguito. Volete sapere se me la sono fatta sotto? ASSOLUTAMENTE SI!

Come mi sono preparata per affrontare il mio primo viaggio di gruppo

Ricordo che contavo i giorni e le ore che mancavano alla fatidica partenza. Ero trepidante, ma non per il viaggio in sé! Fremevo perché avevo necessità di capire quali sarebbero state le mete giorno dopo giorno, le cose da fare assolutamente, il modo in cui muoversi, quello che era necessario sapere etc. E queste informazioni sembravano non arrivare mai! Ma a un certo punto TAC! Ecco che mi viene spedito il programma di dettaglio che, in un millesimo di secondo, ho trasformato in una sorta di adoratissimo oracolo! L’ho letto, l’ho spulciato parola dopo parola fino allo stremo. Ho studiato così tanto ogni minimo dettaglio che quasi ero riuscita a consumarlo. Ma poi ho realizzato che avrei dovuto approfondire alcune questioni, perché sapere a menadito il solo itinerario non sarebbe stato abbastanza. È vero, il coordinatore di viaggio non è una guida turistica, ma pare brutto non sapere proprio niente, sbaglio? Allora mi sono messa lì a reperire informazioni su ogni città in modo da avere almeno una conoscenza basilare (se vi state domando se fossi mai stata in entrambi i paesi la risposta è no, in quanto tour leader non è necessario) di ogni tappa.

Bene! È finita che avevo praticamente scritto un trattato che ho salvato in varie forme e in vari luoghi per sentirmi più sicura. Ma in realtà sapete cosa ho generato? Ho dato il via solo a un sacco di confusione! Ma non perché non fossi in grado di fare tutto quello che dovevo, ma perché avevo la così detta “ansia da prestazione”, oltre a un fortissimo senso di responsabilità.

Il Diario di Viaggio

Il vero oracolo è lui, non il programma di dettaglio! Cos’è il diario di viaggio? È un meraviglioso documento redatto da colleghi che hanno affrontato lo stesso itinerario precedentemente. Uno scrigno di tesori, consigli, indirizzi, azioni etc. ora dopo ora e meta dopo meta, utile a far vivere l’avventura nella maniera più adeguata. Ma indovinate un po’?! Nel mio caso questo materiale non esisteva!

Il Tour Operator per cui ho il piacere di lavorare è giovanissimo. È nato da poco tempo e, per questo motivo, alcune piccolezze dovevano essere ancora sistemate. La fortuna è stata che quelli che sono i miei “capi” sono preparatissimi. Due viaggiatori veri, due organizzatori fenomenali e due problem solver fuori dal comune. Il diario di viaggio, dunque, mi è stato trasmesso come si faceva una volta! Cosa voglio dire? Intendo che mi è stato tramandato in maniera orale, con me che prendevo appunti manco fossi all’università. Loro mi spiegavano passo dopo passo ogni punto del programma, e io mi scrivevo un ipotetico diario di viaggio personale. Se ci ripenso ancora sorrido!

Attualmente non è più così! In quanto coordinatori di viaggio abbiamo il dovere di scrivere sempre questo documento per ogni esperienza e non vi nego che la situazione è decisamente migliorata.

Il gruppo whatsapp per conoscere i viaggiatori

Si parte con sconosciuti, e questo mi sembra piuttosto chiaro. Ma, per facilitare l’organizzazione e per rispondere ad eventuali dubbi, pochi giorni prima della partenza viene creata una chat di gruppo whatsapp. Non sottovalutate questo punto di ritrovo virtuale. È, difatti, il primo approccio che avrete con il vostro gruppo. Serve anche per iniziare a creare una certa confidenza, per far capire ai partecipanti che possono fidarsi di voi in quanto coordinatori, per farli stare tranquilli, ma soprattutto serve a voi proprio per farvi un’idea sulla tipologia di persone che avrete in viaggio e sugli eventuali bisogni di ognuna. Quella chat è praticamente il tuo biglietto da visita e, allo stesso tempo, il tuo primo strumento per valutare le necessità dei tuoi futuri compagni di viaggio.

Suggerimento: portate tanta pazienza e siate sempre comprensivi ed educati. Molte delle persone che si uniscono a queste esperienze non sanno viaggiare. Per questo motivo potrebbero farvi domande apparentemente sciocche. Quelle cose che per voi sono scontate per loro potrebbero essere una novità e, probabilmente, un pensiero turbolento. Abbiate l’accortezza di capirlo e rispondere dolcemente a ogni questione. Parola d’ordine: EMPATIA.

La mia prima esperienza come coordinatrice di viaggi di gruppo: l’incontro con i compagni di avventura

Ed eccolo che finalmente arriva il giorno della partenza! Io, il mio zaino e le mie preoccupazioni eravamo pronti a conoscere di persona tutti gli avventurieri che, fino a pochi minuti prima, erano stati solo i partecipanti di una chat condivisa. Ci siamo incontrati in aeroporto. Non vi nego che la prima sensazione che ho avvertito è stata quella di timidezza. In quel momento ero consapevole più che mai che il gruppo si sarebbe affidato a me, che avrei avuto delle responsabilità verso di loro, verso me stessa e il tour operator, ma soprattutto ho realizzato ancora di più che avevo di fronte varie teste e differenti personalità che dovevo riuscire a gestire e accontentare. Dovevo essere in grado di regalare a tutti un’esperienza indimenticabile, considerando le complessità di ognuno di loro. Ero tesa? Guardate la foto qui sotto, così ve ne fate un’idea!

Il vero inizio della mia prima volta come tour leader per viaggi di gruppo

Vi sembrerà strano, ma per una come me che è solita viaggiare da sola non è facile scendere a compromessi. Io sono abituata ai miei tempi e alle mie volontà. Ma qua si parla di lavoro e, come qualsiasi altra mansione, ci sono dei punti e dei compiti da portare a termine. Difficoltà? Ne ho incontrate parecchie! Non perché fossi impreparata ( anche se lo ammetto, l’ansia mi ha fatto dimenticare tutto quello che avevo studiato e scritto i giorni precedenti), ma perché era Pasqua e mi trovavo in Terra Santa e tutto era più caotico del solito. Ma tranquilli, non sarete soli durante questa esperienza e non necessariamente ogni dilemma sarà sulle vostre spalle. Un po’ perché, se sarete bravi, riuscirete a far partecipare attivamente il gruppo alla pianificazione del viaggio, un po’ perché sarete costantemente in contatto con il tour operator che sarà pronto a risolvere ogni problema si dovesse presentare. Almeno questo è quello che posso dire di BHS Travel Advisor.

Che tipologie di difficoltà ho incontrato

Ogni viaggio è un mistero. La mia prima esperienza come coordinatrice di viaggi di gruppo mi ha insegnato che è quasi inutile pianificare, dettaglio dopo dettaglio, ogni probabile evento. Intendo dire che le difficoltà possono crearle persone “indisposte”, ma anche l’ambiente stesso. Sì, i paesi veri e propri! Ci è capitato di tutto, infatti! Tamponamenti tra macchine, parcheggi in cui venivamo chiusi da altre automobili senza poterci più muovere, bancomat non funzionanti, nuvole di Fantozzi, telefoni spaccati a metà, tassisti folli, richieste di marchette alla dogana, corse di mezzi pubblici che saltavano, traffico estenuante che ti impediva di raggiungere l’obiettivo… Insomma, gli inconvenienti possono essere davvero tanti, ma sta nella forza del gruppo riderci sopra e nella bravura del coordinatore mantenere la calma e risolvere ogni questione.

Ma non solo, piccole complessità riguardano anche la vita quotidiana. Per esempio, come fare benzina, le norme stradali differenti, dove acquistare determinati oggetti che potrebbero essere utili, gli orari di apertura o chiusura dei ristoranti e delle attrazioni, persone che non parlano inglese (ed evviva google traduttore)! In sostanza, sono davvero molte le eventuali seccature che potrebbero accadere.

Come mi sono organizzata

In primis è stato necessario acquistare schede sim per avere sempre una connessione internet. In secundis mappe offline dei territori che andavamo ad esplorare (non sempre google maps ci viene in aiuto). Telefono assolutamente carico (potere del power bank viene a me!). Controllo dei tempi di spostamento da un tratto all’altro, orari dell’alba e del tramonto etc. Dovevo avere sempre tutto sotto controllo per non incappare nell’errore di saltare qualche punto dell’itinerario. Sembra semplice a dirlo, ma quando la responsabilità è tua e solo tua, non è poi, almeno la prima volta, così scontato riuscire a gestire perfettamente il tutto.

Conclusioni sulla mia prima esperienza da coordinatrice per viaggi di gruppo

È stato molto bello e divertente, ma anche arduo. In fondo, i debutti sono sempre carichi di un’adrenalina quasi incontrollabile, che però è stata piacevole sia per me, sia per il gruppo. Ho condiviso una parte di mondo con delle persone che inizialmente erano sconosciute e che, a un certo punto, sono diventate la mia quotidianità. Ho scoperto di avere molta più pazienza, capacità organizzativa, abilità di risoluzione ed empatia di quanto credessi. È nato un nuovo insieme di amici, alcuni più affiatati, altri meno. Persone che hanno piacere di sentirsi e quando possibile rivedersi. Ho accompagnato e sono stata per la prima volta coordinatrice di viaggio per un’avventura unica e speciale di un gruppo di persone che, piano piano, è diventato quasi un tutt’uno. Ci sono riuscita e con somma felicità dei vari partecipanti. E come tutti i debutti, “il primo gruppo che porti in viaggio non si scorda mai”! E sì, nonostante io abbia coordinato anche altre avventure, quei 16 ragazzi lì avranno sempre un posticino d’onore nel mio cuore. Per loro, probabilmente, non vuol dire niente, ma per me significa davvero tanto, anche perché, grazie a loro, posso continuare a svolgere questa speciale professione.

Alla prossima :*